Hoist Finance AB (publ) Belgium ( « HOFI ») est le responsable du traitement des données que nous détenons à votre sujet dans le cadre des activités de traitement énumérées dans le tableau ci-dessous. Votre compte est détenu par HOFI, mais toutes les questions relatives au recouvrement des dettes, à l'administration des dettes et à l'exercice des droits des prêteurs concernant votre compte sont gérées par l'un de nos partenaires, qui est un contrôleur distinct pour le traitement de vos données relatives au recouvrement des dettes. Toutes les communications avec vous sont gérées par le partenaire concerné, y compris, mais sans s'y limiter, le traitement des réclamations, l'envoi de notifications, l'acceptation et la gestion de la correspondance écrite relative à votre dette. Pour plus d'informations sur la manière dont nos partenaires traitent vos données personnelles, veuillez consulter leurs sites internet.
Activités de traitement dans nos opérations d'endettement
Quelles sont les informations que nous conservons, pourquoi les traitons-nous et combien de temps les conservons-nous ?
HOFI n'utilisera vos données qu'à des fins d'administration de la dette et de processus liés à l'octroi de crédit. Nous utiliserons les données conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD), à la loi du 30 juillet 2018 et aux bonnes pratiques en matière de recouvrement de créances pour collecter et mettre à jour la documentation nécessaire pour se conformer aux lois applicables, telles que la loi anti-blanchiment, les lois fiscales belges, les lois comptables, etc.
Afin de poursuivre les objectifs susmentionnés et d'agir de manière légale, transparente et équitable, nous traitons les types d'informations suivants, toujours sous des contrôles stricts, tels que le cryptage, les droits d'accès internes et les audits pour garder vos informations en sécurité.
Type d’information |
Finalité du traitement |
Base légale du traitement |
Durée de conservation |
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Données de contact et de compte, telles que votre nom, votre adresse, votre date de naissance, votre numéro d'identification national, votre numéro de téléphone et les détails des communications antérieures avec nous, les courriels et les lettres. |
Nous traitons ces données pour pouvoir vous contacter, conserver des traces de toutes conversations ou correspondances antérieures et, en général, garder une image complète et à jour de votre situation et de vos relations avec nous. Cela est nécessaire pour traiter votre dossier de manière équitable et dans votre meilleur intérêt.Données de contact et de compte, telles que votre nom, votre adresse, votre date de naissance, votre numéro d'identification national, votre numéro de téléphone et les détails des communications antérieures avec nous, les courriels et les lettres. |
La base juridique du traitement de ces informations est le contrat de crédit initial auquel vous êtes partie, l'intérêt légitime ou l'obligation légale que nous devons respecter. Une fois votre compte clôturé, nous conservons vos données pour nous conformer aux réglementations pertinentes, telles que les réglementations anti-blanchiment d'argent, les lois fiscales, les lois comptables, etc. |
10 ans (anti-blanchiementAML) et 10 ans (fiscalité) à compter de la date de clôture de la plainte ou de la procédure judiciaire.
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Les données de paiement, telles que votre numéro de compte bancaire, l'historique des transactions, les données financières, etc. |
Fournir des rapports comptables, anti-blanchiement et fiscaux aux autorités compétentes et se conformer à nos obligations légales. Nous traitons également ces données pour produire des rapports d'analyse et de performance qui sont utilisés pour améliorer la façon dont nous interagissons avec nos |
D'où proviennent les informations ?
Dans un premier temps, nous recevons les informations de l'ancien propriétaire de la créance dans le cadre de la vente et du transfert.
Nous pouvons également obtenir des informations auprès de tiers afin d'accroître l'exactitude des informations que nous détenons et/ou de mieux comprendre votre situation. Ces tiers comprennent des agences de référence en matière de crédit, des agences gouvernementales et d'autres organisations qui fournissent des services visant à améliorer la qualité des données que nous détenons à votre sujet.
Divulgation de vos informations
Nous ne divulguons pas vos informations, sauf dans les circonstances limitées suivantes :
- Nous pouvons partager vos informations personnelles au sein du groupe de sociétés Hoist Finance auquel nous appartenons. Par exemple, notre infrastructure informatique est gérée au niveau du groupe. Cela permet de maintenir nos systèmes opérationnels et sécurisés afin que nous puissions vous fournir les meilleurs services possibles.
Nous pouvons également partager vos données personnelles avec des organisations soigneusement sélectionnées, qui doivent se conformer à nos exigences contractuelles strictes en matière de sécurité et de respect de la vie privée et suivre nos lignes directrices, aux fins suivantes :
- Pour nous aider à gérer votre compte et/ou à maintenir l'exactitude des informations que nous détenons à votre sujet. Il peut s'agir, par exemple, de rapports d'agences de référence en matière de crédit.
- Nous fournir des services spécialisés pour gérer nos activités. Il peut s'agir par exemple de l'imprimerie qui vous envoie nos lettres, ou lorsque nous faisons appel à un tiers pour recouvrer ou gérer une dette en notre nom.
Enfin, nous pouvons également divulguer vos données à caractère personnel à des tiers :
- Si nous vendons ou achetons une entreprise ou des actifs, auquel cas nous pouvons divulguer vos données à caractère personnel au vendeur ou à l'acheteur potentiel de cette entreprise ou de ces actifs.
- Si nous sommes tenus de divulguer ou de partager vos données à caractère personnel pour nous conformer à une obligation légale ou pour faire respecter ou appliquer nos conditions d'utilisation ou pour protéger nos droits, notre propriété ou notre sécurité. Cela inclut l'échange d'informations avec d'autres sociétés et organisations à des fins de protection contre la fraude et de réduction du risque de crédit, ou avec les autorités à des fins de déclaration fiscale ou de lutte contre le blanchiment d'argent.
Vos données sont généralement conservées au sein de l'UE/EEE ou dans des pays considérés par la Commission européenne comme ayant un niveau de protection adéquat ; les données ne peuvent être transférées vers d'autres pays qu'à des fins limitées et temporairement. C'est notamment le cas lorsque nous avons besoin d'une assistance technique 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour maintenir notre infrastructure informatique et lorsque les équipes d'assistance de nos prestataires de services sont situées en dehors de l'UE/EEE.
Dans tous les cas, cependant, nous avons mis en place des garanties techniques, organisationnelles et contractuelles pour préserver la sécurité des informations et assurer un niveau de protection adéquat. Les transferts contractuels en dehors de l'UE/EEE vers des pays n'ayant pas fait l'objet d'une décision d'adéquation de la Commission européenne sont basés sur des clauses types de protection des données adoptées par la Commission européenne.
Activités de traitement dans le cadre du processus de candidature à un emploi
Lorsque vous postulez à un emploi chez Hoist finance ou toute autre société du groupe Hoist, soit directement via notre site Web, soit par l'intermédiaire d'agences de recrutement externes, nous sommes tenus de traiter vos données personnelles. L'objectif du traitement de vos données personnelles est la gestion des candidatures reçues et la sélection de candidats appropriés pour les postes ouverts chez Hoist finance ou toute autre société du groupe Hoist.
Afin de remplir correctement les objectifs susmentionnés, les catégories suivantes de données personnelles seront traitées :
Type d’information |
Finalité du traitement |
Base légale du traitement |
Durée de conservation |
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Contact information, such as name, title, home address, phone number, personal email address, reference person contact information. Resume data, such as employment history, date of birth, gender, qualifications , nationality, profession, professional affiliations, academic results, diplomas, transcripts, languages, computer skills, identification number, cover letter. |
L'administration des demandes d'emploi reçues et la sélection de candidats appropriés pour les postes ouverts chez Hoist Finance. |
L’execution du contrat |
5 ans après la fin du recrutement (candidats retenus), 2 ans après la fin du recrutement (candidats non retenus). |
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Les données des personnes de référence, c'est-à-dire toutes les données qui nous sont fournies par vos personnes de référence. |
S'assurer que le candidat convient au poste à pourvoir. |
L’execution du contrat |
5 ans après la fin du recrutement (candidats retenus), 2 ans après la fin du recrutement (candidats non retenus). |
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Données de vérification des antécédents, telles que le numéro d'identification national, la vérification du CV, les informations du registre national, les informations fiscales et les recherches sur Internet, les informations sur la solvabilité, les informations de l'autorité d'exécution, les informations sur les engagements de l'entreprise et les possessions de biens ainsi que les informations sur les procédures civiles et les suppléments d'impôts. |
S'assurer que le candidat convient au poste à pourvoir. |
Exécution d'un contrat, obligation juridique |
Fin de la récidive |
Comment nous utilisons les données personnelles particulièrement sensibles Nous n'utiliserons vos données personnelles sensibles que dans la mesure où la loi nous y autorise :
- Nous utiliserons les données relatives à votre statut d’handicapé pour déterminer si nous devons fournir des ajustements appropriés au cours du processus de recrutement, par exemple si des ajustements doivent être effectués lors d'un test ou d'un entretien.
- Nous utiliserons les données relatives à votre nationalité ou à votre appartenance ethnique pour déterminer si un permis de travail et un visa sont nécessaires pour le poste
D'où viennent les informations ?
Nous recueillons des données personnelles sur les candidats auprès des sources suivantes :
- Vous, le candidat.
- Vos référents nommés, auprès desquels nous recueillons les catégories de données suivantes : nom complet, périodes d'emploi précédentes, performances durant l'emploi précédent.
- De sources accessibles au public, telles que LinkedIn, etc., où nous recueillons votre nom complet, votre adresse électronique, vos antécédents professionnels et d'autres données figurant sur votre profil.
- De la part de tiers (tels que des agences de recrutement) qui vous ont présenté à nous ou vous avez peut-être directement postulé à un poste vacant dans notre entreprise sur leur site web. Ces tiers sont des contrôleurs de données pour les données qu'ils collectent et traitent à leurs propres fins. Vous trouverez de plus amples informations sur la manière dont ils traitent vos données personnelles dans leurs avis de confidentialité respectifs sur leurs sites web.
- De la part de tiers (tels que des sociétés de contrôle préalable à l'embauche) qui effectueront des contrôles sur les candidats lors de la dernière étape du processus de recrutement.
Divulgation de vos informations
Nous ne partagerons vos données personnelles qu'au sein du groupe de sociétés Hoist, y compris les filiales et les succursales.
Tous nos prestataires de services tiers et autres entités du groupe sont tenus de prendre des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos données personnelles conformément à la loi sur la protection des données et le traitement des données est limité à la zone UE/EEE. Contractuellement, si des transferts en dehors de l'UE/EEE ou vers des pays sans décision d'adéquation de la Commission européenne ont lieu à l'avenir, ils seront basés sur des clauses standard de protection des données adoptées par la Commission européenne.
Sécurité des données
Nous avons mis en place des mesures techniques et de sécurité appropriées pour prévenir la perte accidentelle, l'utilisation ou l'accès non autorisé, la modification ou la divulgation de vos données à caractère personnel. En outre, nous ne donnons accès à vos données personnelles qu'aux employés, aux sous-traitants et aux autres tiers qui ont une relation commerciale avec nous, sur la base du besoin d'en connaître. Ils ne traitent vos données personnelles que sur nos instructions spécifiques et sont soumis à un devoir de confidentialité.
Nous avons établi des procédures pour traiter les violations présumées de données à caractère personnel et nous vous informerons, ainsi que toute autorité compétente, d'une violation présumée si la loi nous y oblige.
Vos droits légaux en matière de protection des données
- Droit d'accès :
Vous avez le droit de demander une copie des informations que nous détenons à votre sujet. Si vous souhaitez obtenir une copie de tout ou partie de vos données personnelles, veuillez nous contacter. Nous répondrons à votre demande dans un délai d'un mois. - Droit de rectification :
Nous voulons nous assurer que vos données personnelles sont exactes et à jour. Vous pouvez nous demander de corriger ou de supprimer des informations que vous jugez inexactes. Nous pouvons vous demander de fournir des preuves raisonnables pour vérifier votre demande. - Droit de restreindre le traitement :
Si vous estimez que les données à caractère personnel que nous détenons sont inexactes ou illégales, ou que nous n'avons pas d'intérêt légitime à les traiter, vous pouvez nous demander d'en limiter le traitement jusqu'à ce qu'elles soient rectifiées. - Droit d'opposition au traitement :
Si votre situation particulière exige que nous cessions de traiter vos données pour l'exécution d'une tâche effectuée dans l'intérêt public ou sur la base de notre intérêt légitime, vous avez le droit de vous opposer au traitement. - Droit à la portabilité des données :
Ce droit vous permet d'obtenir et de réutiliser les informations que vous nous avez fournies dans un format structuré et couramment utilisé à vos propres fins et de les faire transférer directement à d'autres services. Ce droit ne s'applique qu'aux informations que nous utilisons sur la base de votre consentement ou sur une base contractuelle. - Droits relatifs à la prise de décision automatisée et au profilage :
Vous avez le droit de bénéficier de garanties contre le risque que des décisions potentiellement préjudiciables soient prises sans intervention humaine. Ce droit s'applique lorsqu'une décision est prise uniquement sur la base d'un traitement automatisé et qu'elle a un effet juridique ou une conséquence significative similaire. Dans ce cas, nous devons veiller à ce que vous puissiez obtenir une intervention humaine, faire valoir votre point de vue et avoir la possibilité de la contester. Nous expliquerons également la logique qui sous-tend la décision.
Le profilage est défini comme toute forme de traitement automatisé visant à évaluer certains aspects personnels d'une personne afin d'analyser ou de prédire des aspects de sa situation personnelle, de son comportement ou de ses aptitudes. Le traitement doit être loyal et transparent, faire appel à des procédures mathématiques ou statistiques appropriées, utiliser des contrôles appropriés pour minimiser les inexactitudes et sécuriser les données à caractère personnel.
Nous ne recourons pas à ce type de prise de décision individuelle automatisée.
- Droit à l'effacement (« droit à l'oubli ») :
Vous pouvez nous demander d'effacer les données que nous détenons à votre sujet lorsqu'elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées, lorsque vous retirez le consentement que vous avez donné à leur traitement, lorsque vous vous opposez à leur traitement (voir ci-dessus) ou lorsque notre traitement est illégal.
Toutefois, veuillez noter que nous sommes également soumis à certaines obligations légales qui nous empêchent de supprimer immédiatement toutes vos données. Par exemple, la loi nous oblige à conserver certaines données à des fins de lutte contre le blanchiment d'argent pendant au moins cinq ans. Toutefois, les données que nous ne sommes pas autorisés à supprimer seront bloquées et, lorsque nous n'aurons plus besoin de les conserver, elles seront supprimées.
- Droit d'introduire une réclamation :
Vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l'autorité belge de contrôle de la protection des données. L'Autorité de protection des données
Modifications de la présente note d'information sur la protection de la vie privée
Nous révisons régulièrement le présent avis de confidentialité. Nous vous informerons deux semaines à l'avance des mises à jour importantes qui vous concernent. Les modifications mineures apportées à la politique, par exemple pour la rendre plus claire, seront effectuées sans que vous en soyez directement informé.
La dernière mise à jour de cet avis de confidentialité a eu lieu le 21 novembre 2024.
Nous contacter
Veuillez nous contacter si vous avez des questions concernant notre politique de confidentialité ou les informations que nous détenons à votre sujet ou la base sur laquelle nous traitons ces informations :
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